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第26章 时间管理 提高工作效率的关键（第3页）

（三）避免多任务并行

1。认识多任务并行的弊端

很多人认为同时处理多个任务能够提高工作效率，殊不知多任务并行往往会适得其反。

人的注意力是有限的，在不同任务之间频繁切换会消耗大量的时间和精力在任务的重新聚焦和调整思维上，导致每个任务的完成质量下降，整体工作效率也大打折扣。

例如，一边写报告一边回复邮件，写报告时思路可能会被回复邮件的内容打断，回复邮件时又需要重新回忆报告的思路，这样不仅报告写得慢，邮件回复也可能不够准确和周全。

2。专注于单项任务完成

为了提高效率，应当尽量避免多任务并行，而是专注于一项任务的完成，在完成一项任务后再开始下一项。

可以按照之前设定的任务优先级顺序，逐个攻克任务，在处理每个任务时，将全部的注意力都集中在上面，排除一切干扰因素，像进入一个“沉浸式”

的工作状态，这样往往能更快更好地完成任务，节省时间的同时也能保证工作质量。

五、利用有效的时间管理工具

（一）传统时间管理工具

1。纸质笔记本与日历

纸质笔记本是一种简单而实用的时间管理工具，我们可以将每天的工作任务、待办事项、重要的会议安排等记录下来，随时翻阅查看，还可以通过划掉已完成的任务来获得一种成就感，激励自己继续完成其他任务。

日历则更适合用于规划长期的工作计划和重要的时间节点，比如标记项目的开始和结束日期、节假日、重要的业务活动等，通过日历能够一目了然地看到整个时间段内的工作布局，方便提前做好准备和安排。

例如，每天上班前打开纸质笔记本，将当天需要完成的任务按照优先级顺序罗列出来，每完成一项就划掉一项；同时，在日历上提前标注好下个月需要参加的行业研讨会、项目汇报的时间等，确保不会错过重要的活动和任务截止日期。

2。便签纸与任务清单

便签纸具有灵活性强的特点，可以将单个的任务或者临时想起的重要事项写在便签纸上，然后贴在显眼的位置，如电脑显示器边缘、办公桌前的墙上等，起到提醒自己的作用。

任务清单则是将所有需要完成的任务汇总在一起，清晰地列出任务内容、优先级、预计完成时间等信息，方便我们对任务进行整体把控和排序。

比如，当接到一个紧急任务时，马上写在便签纸上贴在最容易看到的地方，确保不会因为忙碌而忘记；每周一制定一份本周的任务清单，按照重要性和紧急程度进行排序，每天对照任务清单来安排工作，让工作有条不紊地进行。

（二）电子时间管理工具

1。日程管理软件

市面上有许多功能强大的日程管理软件，如微软的Outlook、苹果的日历应用以及国内的朝夕日历、优效日历等。

这些软件不仅可以方便地设置日程安排，还能设置提醒功能，通过声音、弹窗等方式提醒我们即将到来的任务和活动，避免遗忘。

同时，它们大多支持多设备同步，我们可以在手机、电脑、平板等不同设备上随时随地查看和管理自己的日程，确保信息的一致性和及时性。

例如，使用朝夕日历软件，将每天的工作会议、拜访客户、撰写报告等任务都添加到日程中，设置好提前15分钟的提醒，这样即使在忙碌的工作中也不会错过重要的安排，而且可以根据实际情况灵活调整日程，如遇到会议推迟或者取消，能及时更新，保证整个时间规划的有序性。

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2。待办事项应用

待办事项应用也是非常受欢迎的时间管理工具，像滴答清单、奇妙清单（已更名为微软待办）、番茄ToDo等。

它们可以帮助我们详细地记录待办事项，设置优先级、截止日期、重复周期等属性，还能对任务进行分类管理，如按照工作、生活、学习等不同板块分类，方便我们清晰地看到各个领域的任务情况。

此外，有些待办事项应用还提供了统计分析功能，能够直观地展示任务完成情况、拖延情况等数据，帮助我们了解自己的时间管理效果，以便进一步优化。

比如，在滴答清单中，将工作中的任务根据项目进行分类，为每个任务设定好优先级和截止日期，每天打开应用就能看到当天需要优先完成的任务，完成一项后勾选确认，看着已完成任务的数量逐渐增加，会有一种满足感，同时也能根据统计图表分析出自己在哪些任务上容易拖延，针对性地改进时间管理策略。

3。时间记录与分析软件

这类软件主要用于记录我们在各项活动上花费的时间，通过分析数据来帮助我们了解自己的时间分配情况，发现时间浪费的环节，进而做出调整。

例如，aTimeLogger这款软件，可以手动或者自动记录我们在工作、学习、娱乐、休息等不同活动上所花费的时间，生成详细的时间报告，展示每天、每周甚至每月的时间使用分布情况。

通过查看这些报告，我们可能会发现自己在刷社交媒体上花费的时间过多，而用于学习新知识提升技能的时间不足，从而有意识地减少无效时间的占用，增加对重要事务的时间投入。

六、培养良好的时间管理习惯